راهنمای تصویری سرویس مکاتبات مکانیزه دفاتر اسناد رسمی

راهنمای تصویری سرویس مکاتبات مکانیزه دفاتر اسناد رسمی

این سرویس در منوی امکانات قسمت نامه های وارده / صادره تعبیه شده است:

راهنمای تصویری سرویس مکاتبات مکانیزه دفاتر اسناد رسمی

برای ارسال نامه ، روی مکاتبه مکانیزه ارسالی کلیک کنید:

روی گزینه جدید کلیک کنید تا محیط ارسال فعال شود:

بعد از مشخص کردن موضوع نامه و گیرنده ، اگر نامه دارای مدارک پیوستی است ، وارد صفحه مدارک پیوست شوید:

برای اضافه کردن هر مدرک اسکن شده ، روی گزینه + (جدید) و سپس روی بارگذاری مدرک کلیک کنید.

پنجره انتخاب فایل (تصویر) به صورت پیشفرض بر روی فرمت tif تنظیم شده است. اگر فایل شما فرمت دیگری (مثلا jpg) دارد ، باید از قسمت Files of types ، گزینه JPG Files را انتخاب کنید:

نکته: هر چه فایل اسکن شده با کیفیت تر باشد ، حجم آن بالاتر و ارسال آن زمان بر تر خواهد بود. حتی گاهی ممکن است در نهایت موفق به ارسال نشوید. از این رو باید یک توازنی بین کیفیت و حجم تصویر برقرار کنید. پیشنهاد می شود ، اسکن با کیفیت ۱۵۰dpi یا ۷۵dpi انجام شود. در این صورت حجم هر فایل تقریبا کمتر از ۲۰۰ کیلوبایت خواهد شد که برای ارسال مناسب است. (در صورت اسکن با کیفیت ۷۵dpi بررسی کنید که تصویر خیلی بی کیفیت و ناخوانا نشده باشد. در این صورت از ۱۵۰dpi استفاده کنید) (با آزمون و خطا متوجه خواهید شد چه تعداد مدارک را با چه کیفیتی باید اسکن کنید)

پس از بارگذاری مدرک ، فیلد شماره مدرک پیوست و تاریخ مدرک پیوست را تکمیل کنید:

برای وارد کردن متن نامه ، وارد صفحه متن نامه شوید:

بعد از تکمیل صفحات مذکور ، اطلاعات وارد شده را ثبت کنید.

در نهایت ، برای ارسال نامه وارد صفحه گردش کار شده و روی گزینه تایید و ارسال کلیک کنید:

نحوه پاسخگویی به مکاتبات دریافتی ، شبیه به موارد فوق است.

 

تهیه کننده: احسان صادقیان ، دفتریار دفتر اسناد رسمی ۷۷۸ تهران

post 388