راهنمای تصویری سرویس مکاتبات مکانیزه

زمان تقریبی مطالعه این مطلب: ۳ دقیقه

راهنمای تصویری سرویس مکاتبات مکانیزه دفاتر اسناد رسمی

این سرویس در منوی امکانات قسمت نامه‌های وارده / صادره تعبیه شده است:

راهنمای تصویری سرویس مکاتبات مکانیزه دفاتر اسناد رسمی

برای ارسال نامه، روی مکاتبه مکانیزه ارسالی کلیک کنید:

مکاتبه مکانیزه ارسال نامه

روی گزینه جدید کلیک کنید تا محیط ارسال فعال شود:

گیرنده مکاتبه مکانیزه

بعد از مشخص کردن موضوع نامه و گیرنده، اگر نامه دارای مدارک پیوستی است، وارد صفحه مدارک پیوست شوید:

موضوع مکاتبه مکانیزه

برای اضافه کردن هر مدرک اسکن شده، روی گزینه + (جدید) و سپس روی بارگذاری مدرک کلیک کنید.

پیوست مکاتبه مکانیزه

بارگزاری پیوست مکاتبه مکانیزه

پنجره انتخاب فایل (تصویر) به صورت پیشفرض بر روی فرمت tif تنظیم شده است. اگر فایل شما فرمت دیگری (مثلا jpg) دارد، باید از قسمت Files of types، گزینه JPG Files را انتخاب کنید:

فرمت قابل قبول پیوست مکاتبه مکانیزه

نکته: هر چه فایل اسکن شده با کیفیت‌تر باشد، حجم آن بالاتر و ارسال آن زمان برتر خواهد بود. حتی گاهی ممکن است در نهایت موفق به ارسال نشوید. از این رو باید یک توازنی بین کیفیت و حجم تصویر برقرار کنید. پیشنهاد می‌شود، اسکن با کیفیت ۱۵۰dpi یا ۷۵dpi انجام شود. در این صورت حجم هر فایل تقریبا کمتر از ۲۰۰ کیلوبایت خواهد شد که برای ارسال مناسب است. (در صورت اسکن با کیفیت ۷۵dpi بررسی کنید که تصویر خیلی بی‌کیفیت و ناخوانا نشده باشد. در این صورت از ۱۵۰dpi استفاده کنید) (با آزمون و خطا متوجه خواهید شد چه تعداد مدارک را با چه کیفیتی باید اسکن کنید)

پس از بارگذاری مدرک، فیلد شماره مدرک پیوست و تاریخ مدرک پیوست را تکمیل کنید:

مشخصات شماره و تاریخ پیوست مکاتبه مکانیزه

برای وارد کردن متن نامه، وارد صفحه متن نامه شوید:

متن مکاتبه مکانیزه

بعد از تکمیل صفحات مذکور، اطلاعات وارد شده را ثبت کنید.

در نهایت، برای ارسال نامه وارد صفحه گردش کار شده و روی گزینه تایید و ارسال کلیک کنید:

تایید و ارسال مکاتبه مکانیزه

نحوه پاسخگویی به مکاتبات دریافتی، شبیه به موارد فوق است.

تهیه کننده: احسان صادقیان، دفتریار دفتر اسناد رسمی ۷۷۸ تهران

post ۳۸۸